Ett upphandlingssystem är en samling av processer, regler, och teknologiska verktyg som används för att genomföra och hantera upphandlingsaktiviteter inom en organisation eller en offentlig myndighet. Syftet med ett upphandlingssystem är att effektivisera och standardisera upphandlingsprocessen, från initiala förfrågningar och annonsering av affärsmöjligheter till utvärdering av anbud, kontraktsförhandlingar och kontraktsuppföljning.

En avtalsdatabas är en digital plattform eller system som används för att lagra, organisera och hantera olika typer av avtal och juridiska dokument. Denna typ av databas är utformad för att underlätta administrationen av avtalsprocesser och för att säkerställa att alla relevanta avtal är lättillgängliga och uppdaterade för berörda parter

De huvudsakliga syftena med ett upphandlingssystem är attFrämja konkurrens: Genom att möjliggöra öppenhet och tillgänglighet i upphandlingsprocessen kan fler potentiella leverantörer delta, vilket främjar konkurrensen och kan resultera i bättre priser och kvalitet på inköpta varor och tjänster.Effektivitet och transparens: Ett upphandlingssystem syftar till att göra upphandlingsprocessen mer effektiv och transparent genom att använda standardiserade procedurer och klara regler för alla parter involverade.Efterlevnad av regelverk: Genom att implementera ett upphandlingssystem kan organisationer säkerställa att deras upphandlingsaktiviteter följer gällande lagar, regler och riktlinjer för offentlig upphandling eller interna policys.Riskhantering: Genom att ha tydliga riktlinjer och kontroller kan ett upphandlingssystem hjälpa till att hantera risker relaterade till upphandlingsprocessen, såsom felaktig hantering av offentliga medel, korruption eller otillräcklig leverantörsprestation.Kostnadsbesparingar: Genom att optimera upphandlingsprocessen och möjliggöra bättre kontroll över kostnader och kontrakt kan ett upphandlingssystem bidra till att minska onödiga utgifter och förbättra organisationens ekonomiska effektivitet. Sammanfattningsvis kan ett upphandlingssystem ses som en centraliserad plattform eller ramverk som styr och underlättar alla steg i upphandlingsprocessen för att uppnå önskade resultat och fördelar för organisationen eller myndigheten