De huvudsakliga syftena med ett upphandlingssystem är att:

Främja konkurrens: Genom att möjliggöra öppenhet och tillgänglighet i upphandlingsprocessen kan fler potentiella leverantörer delta, vilket främjar konkurrensen och kan resultera i bättre priser och kvalitet på inköpta varor och tjänster.

Effektivitet och transparens: Ett upphandlingssystem syftar till att göra upphandlingsprocessen mer effektiv och transparent genom att använda standardiserade procedurer och klara regler för alla parter involverade.

Efterlevnad av regelverk: Genom att implementera ett upphandlingssystem kan organisationer säkerställa att deras upphandlingsaktiviteter följer gällande lagar, regler och riktlinjer för offentlig upphandling eller interna policys.

Riskhantering: Genom att ha tydliga riktlinjer och kontroller kan ett upphandlingssystem hjälpa till att hantera risker relaterade till upphandlingsprocessen, såsom felaktig hantering av offentliga medel, korruption eller otillräcklig leverantörsprestation.

Kostnadsbesparingar: Genom att optimera upphandlingsprocessen och möjliggöra bättre kontroll över kostnader och kontrakt kan ett upphandlingssystem bidra till att minska onödiga utgifter och förbättra organisationens ekonomiska effektivitet.

Sammanfattningsvis kan ett upphandlingssystem ses som en centraliserad plattform eller ramverk som styr och underlättar alla steg i upphandlingsprocessen för att uppnå önskade resultat och fördelar för organisationen eller myndigheten.